Как организован Маркет на «Пикнике Афиши»

Третий год подряд я координирую площадку Маркет на «Пикнике Афиши».

Я решила описать свой опыт, потому что считаю, что можно тратить меньше сил и нервов, работая над аналогичными проектами, например, координация 100 контр-агентов с одной стороны (участники маркета) и 10 с другой («Афиша»)
Здесь хочется вставить ремарку о том, зачем я это делаю.
Во-первых, это незабываемый эмоциональный опыт.
Во-вторых, я  учусь спокойно реагировать на непредвиденные ситуации. Стараюсь всегда искать решения, а не виноватых.
В-третьих, это работа с крутой командой. Редко где удается почувствовать себя частью чего-то большого и сильного.
Я разбила общую работу, которую я делаю, на этапы и ниже подробно описываю каждый них.

 

Этап 0. Подготовительный 

Как только мне предоставляют доступ к почте, я удаляю спам, а на все заявки отвечаю шаблоном с просьбой прислать заявку в удобном мне виде и сообщаю, что предварительно вернусь с ответом после майских праздников, как только у нас будут сформированы пакеты участников.

market.picnic

Этап 1.Сегментация 

После достижения внутренних договоренностей в команде Пикника я начинаю обрабатывать накопившиеся заявки. Сначала я делю их на категории:

  1. 100% не формат фестиваля = шаблон “отказ»
  2. непонятно = шаблон “запросить больше информации”
  3. потенциальные участники = шаблон “выслать пакет участника”
Идеальная заявка на пикник от участника содержит:
  • Тема письма
  • Описание проекта в 2-3 предложениях
  • Активные ссылки на сайт или социальные сети
  • Вложение 2-3 легких картинки
  • Подпись с контактом

Приведу пример идеальной заявки от участника. Отдельной любовью я выделяю людей, использующих запятые и пишущих  «Пикник Афиши» не через букву «Ы», ставящих активные ссылки и конечно же пробелы в телефонном номере, чтобы не пришлось водить пальцем по экрану!

Screen Shot 2016-07-29 at 21.38.53

Получив заявку в таком виде, я сразу могу принять решение, подходит ли участник.

Этап 2. Как формируется пакет участника 

Мы остановились на 100-110 участниках. Такое число позволяет нам сделать уютную торговую зону, а участникам дает возможность представить свой бренд запоминающимся образом. При большем количестве товарные категории начинают сильно пересекаться, например, 5 магазинов минималистичных украшений или рюкзаков. В таком случае гостям сложно запомнить каждый из них, и их суммарная выручка падает пропорционально количеству участников в данной категории.
Чтобы посчитать стоимость пакета для участника, нужно взять все расходы:
  • Застройка – монтаж / демонтаж и логистика
  • Разрешения на торговлю
  • Электричество
  • Брендинг
  • Клининг
И поделить на общее число участников. Площадка должна быть рентабельной, но не в ущерб контенту.

Далее, внутри с дирекцией фестиваля мы согласовываем эти данные и готовим общую  презентацию и пакет документов для участников.

Этап 3. Алгоритм обработки заявок

В упрощенном виде выглядит так:
 Screen Shot 2016-08-01 at 21.38.49
После получения презентации я начинаю обрабатывать входящие заявки.
Все они делятся на три типа: “да” / “нет” / “не знаю”.
Под каждый случай у меня есть шаблон ответа, на написание которого я потратила время, сделав его понятным и содержательным. Если какая-то новая ситуация начинает повторяться, я пишу и на нее шаблон. Например, в этом году было огромное количество запросов от вейп-шопов, что мне пришлось унифицировать ответ и для этой категории товара.
Screen Shot 2016-08-03 at 14.36.37
Будущие участники, получая от меня письмо, сразу начинают готовить все материалы. Обычно мне нужен выбранный пакет, реквизиты, контакты, фото, описание и ссылки, а так же желаемое место на схеме (она лежит в Google Docs)
Таким образом, когда я получаю ответ от участника, я могу его обработать:
  • завести участника в 1с, имея его реквизиты,
  • завести ему папку в dropbox, куда я складываю текст, фото и ссылки для анонсов
  • забронировать выбранное место на предварительной схеме застройки
  • завести  участника в свою внутреннюю эксель таблицу.
Screen Shot 2016-08-01 at 21.55.05

 

Кстати, в ней же я проставляю статусы “оплачен” / “прислал списки” и др., чтобы иметь возможность отправить письмо-напоминание о том, что я все еще жду какую-то информации от участника. Так же, в таблице я вижу общий биллинг по площадке, количество забронированных мест и оставшихся. Это здорово помогает оперативно принимать решения или отвечать коллегам.

Работа по шаблонам позволяет мне обрабатывать почту быстрее и практически без потерь. Обычно, я 3 раза в день проверяю входящие и отвечаю на самые срочные или приоритетные письма: внутренняя коммуникация, письма подтвержденных участников, письма от потенциальных участников. Все остальные письма я раскладываю по папкам и отвечаю, когда появляется время и после работы над самыми приоритетными вопросами.

Этап 4. Подтвержденные участники  

Следующий этап – получение оплат, как гарантии участия.
На этом этапе почти всегда возникают участники, которые по разным обстоятельствам не могут участвовать, поэтому я держу руку на пульсе и оперативно их заменяю на участников из папки «Запас». Обычно это те, кто мне понравился, но у нас уже нет свободных домиков.

Моя задача – как можно скорее сформировать пул подтвержденных участников и приступать к работе с подтвержденными участниками.

Этап 5. Отдать в работу все по участникам Маркета 

На данном этапе я начинаю работать уже только с теми, кто 100% участвует.
Я делаю финальную расстановку, согласовываю её с застройщиком, после подаю заявку на подключение электричества.
Я пишу общее письмо с задачей заполнить Google Doc названиями для вывесок и прошу прислать данные для формирования списков. В этом году требования к спискам включали личную информацию, поэтому мне пришлось собирать с каждого списки отдельно в почте.
Чтобы не путаться, все корректные письма я складываю в папку «Списки», после чего заношу это в свою таблицу, а участнику ставлю статус “ОК”.
Таким образом, мне легко отсортировать тех, кто что-то мне еще не прислал и сделать на них еще раз отдельную рассылку. Если участник молчит, я делаю обзвон и стараюсь говорить строгим-престрогим голосом.
Каждый куратор должен подать списки участников своих площадок в дедлайн, чтобы люди успели их проверить и скорректировать. Увы, часто участники присылают данные не по шаблону из-за невнимательности. Пишут номера машин латинскими буквами или вместо ФИО пишут ИОФ. Это обязательно нужно проверять и исправлять, в противном случае человека не найдут в общих списках, отсортированных по алфавиту.

 

Этап 6. Финальный перед Пикником

За 7-10 дней я пишу большое орг. письмо участникам. В этом письме есть вся информация, необходимая участникам: о заезде/выезде, о монтаже, о порядке поведения во время мероприятия, карты, парковки, контакты.
В четверг вечером я принимаю площадку у застройщика и после этого провожу встречу с участниками, где еще раз рассказываю обо всем и раздаю распечатанные памятки. Встреча дублирует письмо, но она нужна, чтобы участники могли задать вопросы лично, познакомиться, и я визуально их могла запомнить.
Обычно, начиная со вторника, я нахожусь в Коломенском, слежу за застройкой, да и вообще полезно сменить рабочую обстановку.

 

Этап 7. День мероприятия

Я приезжаю на площадку к 7 утра, проверяю все моменты по списку своих комментариев, составленному в пятницу. Обычно это какие-то мелкие доделки по площадке, разводка электричества, клининг зоны Маркет. После проверки всех задач часам к 9 я иду слушать санунд-чек.

 

Screen Shot 2016-08-03 at 15.05.39

Далее, в течение дня, я проверяю работу площадки каждый час и решаю какие-то возникающие по ходу вопросы.
Каждый год собираюсь включить шагомер, но забываю. По ощущениям наматываю по Коломенскому не менее 30 км за день.

 

Этап 8. Заключительный

В течение недели после мероприятия я делаю последнюю рассылку, в ней содержится информация о порядке получения закрывающих документов, контакты представителей Афиши, к которым можно обратиться в случае вопросов по документам.

В этом письме я так же прошу обратную связь и прошу сориентировать мне по выручкам. Эта информация никуда дальше меня не уходит, и помогает мне принимать решения, кого ставить в будущем году, чтобы опираться на оценку гостей Пикника Афиши, а не только на свои субъективные суждения.

Screen Shot 2016-08-03 at 15.02.59

 

О подходе

1) разбить процесс на этапы
2) разбить каждый этап на чек-листы
3) написать шаблоны ответов

4) выстроить алгоритм-цепочку обработки участника

Лично мне данный метод помогает самостоятельно за 5-6 активных недель сделать собрать площадку.Уверена, что он применим не только к данному мероприятию.
comments powered by HyperComments