Планируй год, будь как Варя

Я учусь жить долго и счастливо в этом постоянно меняющемся мире, поэтому пробую новые и интересные методы повышения продуктивности из прочитанных книг с «тяжелой полки работы над собой»

От великого к малому

Отталкиваясь от «планов на жизнь», я составляю свой план на день.  В конце декабря я прочитала полезную статью о том, как задать цели в жизни,  повесила post-it на видном месте и смотрела на них в течение пары недель. В итоге я убрала около трети каких-то не моих желаний или целей, просто какие-то красивые формулировки, навеянные фильмами и красивыми историями.  Все оставшееся перенесла в гугл-таблицу и проставила теги: путешествия, здоровье, привычки и т.п.

01

Планы на год

С наличием категорий  становится видно, что тут можно успеть за год, и, например, какие навыки повлияют на привычки или карьеру. Поэтому, я выделила приоритеты на этот год. Кстати, сразу скажу, что всё это заняло у меня несколько вечеров по 1-2 часа. То есть сразу заложите себе около 7-10 часов на планирование.

 

Планы на квартал

Из планов на год я выделила по 3-4 глобальных задачи на текущий квартал, всему остальному пришлось сказать «нет» или сдвинуть на второй квартал. Кстати, недавно дочитала книгу про ранние подъемы и похожий подход квартального планирования. Основная идея в том, что год – слишком длительный период, многие задачи можно откладывать до декабря. Квартал короче, но при этом достаточно длительный, чтобы планировать запустить рабочие проекты, например.

 

Ежедневное планирование

Теперь, когда у меня есть 2-4 приоритетных проекта/задачи, я разбиваю их выполнение на промежуточные результаты в течение месяца. Таким образом, у меня есть план на конец каждого месяца, что дает мне возможность планировать задачи на неделю.

header 17 01

Обычно я использую ежедневник, куда вношу встречи, какие-то бытовые дела, вроде «зайти в химчистку», что позволяет мне планировать своё время. Но меня смущала невозможность сфокусироваться на самом важном. Какое-то время я просто писала рабочие дела на листике и носила его в ежедневнике, но наткнулась на идеальные стикеры от 3М (ну простите). Теперь на них пишу план на неделю, он у меня висит в ежедневнике. И каждый день составляю план на следующий день, обычно до 5 по-настоящему важных задач, влияющих на выполнения плана квартала, после выполнения которых я уже могу делать просто-дела.

Работа над ошибками

С первого раза, конечно, ничего не получится. Поэтому важно подводить итоги. Каждый день я пишу от руки в свой розовый блокнот OVERACHIEVER (я люблю так, но многим удобнее в evernote, например), свои наблюдения по каждой цели: что мне удается делать, а что вызывает сложности. На такой анализ дня уходит около 15-20 минут и здорово помогает понять, чему стоит уделить больше времени.

02

 

Еженедельно я приклеиваю (и в этом тоже супер плюс post it) свою стикер-недельку и смотрю, что мне не удалось выполнить. Здесь важно понять, из-за чего не делались важные дела. Например, могло возникнуть какое-то срочное дело, встречи, без которых вполне можно было обойтись или телефонный разговор на 30 минут ни о чем – без этого, конечно, никак, но анализ недели поможет увидеть, что именно такие штуки отодвигают вас от выполнения ваших действительно важных задач. И в следующий раз постараться охранять свое время от тех, кто хочет его украсть.

Сколько времени уходит на разные задачи 

Кстати, я стала включать таймер на какие-то задачи просто из любопытства:

15 минут на один звонок, хотя можно было решить и без этого разговора.
25 минут на другой звонок, где надо было сразу сказать, что смогу ответить, как только будут подробности
3 раза по 15 минут залипала в инстаграм. Следить за временем использования телефона помогает приложение Moment

 

И наоборот, понимаю что на написание ТЗ которое я задвигала несколько дней ушло всего 20 минут, а на заполнение ежемесячной отчетности уходит 25 минут.

При возможности, я стараюсь включать авиарежим и сижу 30-60 минут делаю то, что надо сделать. Этого времени вполне хватает.

Некоторые задачи лучше делать утром, потому что вечером на них совсем нет сил. Ну и перед сном я стараюсь не перевозбуждаться по работе, чтобы потом не лежать с головой полной мыслей по теме.

Мой персональный вывод 

Наличие приоритета, коммита на его выполнение и его ежедневное лицезрение делают свое дело.
Во-первых, пришло понимание , что все самые важные дела можно сделать за 3-4 часа, если не отвлекаться и не тратить время впустую.
Во-вторых, я стала всё чаще говорить «нет» любым другим делам. Для человека с низкой культурой отказа и желанием всем помочь это уже большое достижение.
И, в-третьих, выделение приоритетов и выбор дедлайна длиной в 3 месяца значительно упрощают достижение цели.
comments powered by HyperComments